در ابتدا باید بگم که این اطلاعات، تجربیات شخصی منه و لزوما مراحل رسمی یا فرموله شده‌ای نیست.
برای تماس گرفتن با استاد‌ها به وب‌سایت‌هاشون مراجعه کنید. اگر زمینه کاری استاد چیزی هست که مورد علاقه شماست می‌تونید به استاد ایمیل بزنید. شانس گرفتن RA معمولا وقتی بیشتر می‌شه که شما تجربه انجام کار مشابهی رو داشته باشید و صرف علاقمندی به پروژه همیشه کافی نیست. اگر دوستانی در دانشگاه مقصد دارید حتما با دوستانتون تماس بگیرید و بپرسید که کدوم اساتید fund دارند. این جوری در وقت صرفه‌جویی می‌کنید. طبیعیه که اساتیدی که fund ندارند حتی اگر هم از کار شما خوششون بیاد معمولا نمی‌تونند به شما RA بدهند.
در ایمیل‌هایی که به استاد‌ها می‌زنید از تجربیات کاری خودتون در صورتی که مرتبطه حتما بنویسید. ضمن این که اگر پذیرش گرفتید حتما این موضوع رو در ایمیل قید کنید. خوبه که اگر وقت دارید یک نگاهی به مقالات اخیر استاد هم بندازید و در ایمیل بگید که با چه قسمت‌هایی از کار آشنا هستید. شانس شما ممکنه خیلی بیشتر بشه در صورتی که ایده‌ای برای ادامه کار یا بهبودش داشته باشید، یا حتی اگر یک سوال خوب در مورد کار بپرسید. ولی در زمینه سوال کردن زیاده‌روی نکنید و سوال‌های روتین نپرسید، چون احتمالا طرف ترجیح می‌ده که اصلا جواب شما رو نده.
توصیه من اینه که حتما رزومه‌تون رو هم به ایمیل Attach کنید. و در نهایت چند تا نکته مهم:
۱. از استادها شنیده‌ام که در فصل پذیرش حدود روزی ۲۰ الی ۳۰ تا ایمیل از دانشجوها دریافت می‌کنند. در نتیجه حتی استاد‌هایی که دنبال دانشجو هستند ترجیح می‌دهند بیشتر از ۳۰ ثانیه برای خوندن ایمیل شما وقت نگذارند. ایمیل رو طوری بنویسید که استاد بتونه در کوتاه‌ترین زمان ممکن با تجربیات شما آشنا بشه. این موضوع در مورد رزومه هم صادقه. بنابراین افتخارات دوران کودکی رو از رزومه‌ای که برای استادها می‌فرستید حذف کنید و سعی کنید رزومه رو تا اونجا که ممکنه خلاصه کنید تا بیشتر کارهای مرتبط با کار استاد و همچنین موفقیت‌های مهم شما توش باشه.
۲. به استاد‌هایی که زمینه کاریشون هیچ ربطی به هم نداره ایمیل نزنید! به عبارت دیگه سعی کنید که واقعا به کسانی که به کارشون علاقمندید ایمیل بزنید. استادهای یک دانشکده با هم ارتباط دارند و ممکنه متوجه بشوند که شما به همه ایمیل زدید و فقط هدفتون اینه که به هر قیمتی که شده RA بگیرید.
۳. ترجیحا در subject ایمیل به طور صریح به موضوع کاری استاد اشاره کنید و تنها به گفتن این که به زمینه کاری استاد علاقمندید اکتفا نکنید. برای مثال فرض کنید که استادی که می‌خواهید باهاش تماس بگیرید در زمینه Virtual Machine کار می‌کنه:
Interested in doing research on Virtual Machines می‌تونه subject خوبی باشه. در حالی که Interested in your field of research یا عناوین کلی‌ای مثل این، مناسب نیست.