راهنمایی در مورد محتوای ایمیل ارسالی به اساتید

[m_1391]

: 2English, Grammar and Punctuations in the Email

I have seen students write emails without using proper English, especially grammar and punctuations. If you do not write email without proper English, it clearly indicates your incompetency and lack of good writing skills. Professors do NOT want to even reply to these kind of emails. They are academicians, writing good English is mandatory to succeed. The expect someone applying to Graduate school to have proper writing skills and ability to articulate your ideas properly. So, be careful when you write email. Do not use chat language like ‘c u then, hw r u ?, life gud…’ . You have to write proper English with proper capitalizations, punctuations, and grammar. If you do not have these, you may not get positive response. In fact, in one of my first graduate classes, one of my professors told us that he will not respond to emails that do not have proper English and we may get negative points too. So, be careful!

[m_1391]

3. Research Information of Professor in Email :

Your email should clearly demonstrate that you have a complete understanding about the professors research area and what he actually does in that area. The key thing to understand is, every professor specializes in particular research area and they have research grants only related to that particular research area. They can only consider you for funding, if you are interested in the research they specialize in. When you write an email to professor, you should mention about research and use some technical jargon related to his research area. You may only do that if you have read few research papers that they have written. So, if you can read few research papers of the professors and mention about them in the email, it clearly shows that you have done your homework and they will be interested in at least replying to you. You should try to write your technical interests and be able to tie to back to the research area of the professor. You can mention about your research papers or technical presentations. If you have none, just show your interest by doing some homework about topic. For instance, you may say, “ I am very interested to pursue research in Neural Networks and their impact on real time decisions.” You have to do your homework and write as much research info as you can.

[m_1391]

4.How to Ask about Admission, Fellowships or Assistantships in Email :

Asking directly that I need admission or funding is a very bad idea. It does not show that you are interested. You have to frame your sentences properly indicating your interest in school and program. Honestly, do not try to just create a fake interest or impression by saying your school is good, blah, blah, blah. Be genuine and write sincerely what you know about the school and what kind of research is at school. Do some homework about school, read the department website and research area, program info. You have to indicate that you are interested in the school because you like so and so stuff and you would like to be part of it. For funding, you may ask like “I like to do research in this area, how is the funding situation for new students in this area ?”. “ Do new students get any assistantships in first semester ?”. By phrasing it this way, you are not being desperate. It is asking in general. Most of the times, professors say, once you arrive here, meet me and we can discuss funding information.

[m_1391]

Basic rules to follow when writing an email to professors
whether this is your 1st email or you are sending a follow up as part of previous email follow this rules.

No grammar or spelling mistakes.
Proper punctuations, capitalization, etc. Good English.
No long emails. Should be around 5 to 7 sentences or less.
Email only on week days ( think of weekdays in US)
Do NOT attach anything like resume or you research paper, etc( in first email)
Read few research papers published by the professor before emailing.
Use proper technical jargon related to their research
Refer to professor as “Dr. LAST NAME of Professor”. No Dear or Hi, etc.
Try to highlight the key research area or your project by bold or underline.
Do NOT refer to local companies or anything that is local to your country.
Do NOT ask directly if you will get funding in first email.

[sabzdarsabz]

درود
آیا فرستادن ایمیل به اساتیدی که عنوانشون Research Professor هست فایده داره؟
adjunct چطور؟

دوستان از ایمیل زدن به اساتید Adjunct و Research هم غافل نشید. من تاحالا از سه تا استاد Adjunct پاسخ گرفته ام. البته هر سه از دانشگاههای آمریکا بودن. کلا از ایمیل زدن غافل نشید که خیلی جواب میده! نترسید، فوقش میگه آقا من دانشجو نمیخوام! اعدامت نمیکنن که! ولی خیلی دقت کنید که توی ایمیلتون چی مینویسید چون فرصت ندارید که به یه استاد چند بار چند مدل ایمیل بزنید و بیبنید کدوم ایمیل جواب میده . باید طوری باشه که توجه اساتید رو جلب کنه. من به جای شما بودم تمام صفحات این تاپیک رو میخوندم و از راهنماییهای دوستان کمک میگرفتم.

[falamak66]

دوستان سلام و خسته نباشيد:
ديروز اولين ايميل رو به reasearch professor ارسال كردم ولي متاسفانه بعد ارسال با gmailمتوجه شدم كه باراگراف مربوط به research هاي استاد احتمالا چون copy past شده از webبوده لغاتش جا به جا شده!!!!لذا دوباره هم كه ارسال كردم به همين شكل ارسال شده. از ديروز داغونم حالا چي كار كنم؟ضمنا فعلا جوابي دريافت نكردم.ضمن اين كه موندم دوباره ارسال كنم يا نه؟عذر خواهي كنم و بگم اشتباه ارسالي از gmail بوده؟!!!!!خواهشا زودتر بگيددددد
كمككككككككككككككككككككككك !

[Simplex]

دوستان سلام و خسته نباشيد:
ديروز اولين ايميل رو به reasearch professor ارسال كردم ولي متاسفانه بعد ارسال با gmailمتوجه شدم كه باراگراف مربوط به research هاي استاد احتمالا چون copy past شده از webبوده لغاتش جا به جا شده!!!!لذا دوباره هم كه ارسال كردم به همين شكل ارسال شده. از ديروز داغونم حالا چي كار كنم؟ضمنا فعلا جوابي دريافت نكردم.ضمن اين كه موندم دوباره ارسال كنم يا نه؟عذر خواهي كنم و بگم اشتباه ارسالي از gmail بوده؟!!!!!خواهشا زودتر بگيددددد
كمككككككككككككككككككككككك !

نه لازم نیست این کار رو بکنی، چون خیلی جالب نیست که کلی ایمیل ازت ببینه و هر کدوم یک تغییر ویرایشی ساده نسبت به قبل. آخرش هم عذرخواهی که ایراد از جیمیل بوده.

برای اینکه چنین مشکلی نداشته باشی، پیشنهاد من اینه که همیشه قبل از نوشتن ایمیل توی خود سیستم ایمیل (چه مثلا اوت لوک، چه خود سیستم ایمیل ها مثل ادیتور جیمیل، یاهو یا ایمیل دانشگاه یا هر چی)، اون رو توی ورد بنویس. و توی ورد تمام فرمت هایی که می خواهی تغییر بدی رو انجام بده. اینجوری احتمال اینکه ایمیلی رو اشتباهی برای کسی بفرستی خیلی کم می شه. مثلا اگر آدرس طرف رو هم وارد کرده باشی، شاید اتفاقی و قبل از تموم شدن کارت روی ایمیل اون رو سند کنی. یا اینکه ایرادهای فرمتی مثل همین مورد داشته باشی. از امکانات ویرایشی ورد مثل اسپل چک هم راحت تر می تونی استفاده کنی.

وقتی متنی رو کپی می کنی، معمولا فرمت های متن هم کپی می شه و وارد ادیتور می شه. اما ممکنه همون لحظه نبینی. برای این که مطمئن شی متنت در یک فرمت یکسان فرستاده می شه، همه متنت رو کپی کن توی notepad بعد دوباره از notepad کپی کن و توی ایمیل پیست کن. اینجوری همه متن به یک فرمت در می آید. برای اینکه یک بار برای همیشه این مشکل فرمت های متن در سیستم های مختلف رو حل کنی، پیشنهاد می کنم یک نیم ساعتی وقت بگذار و توی اینترنت درباره این موضوع مطلب بخون تا مفهوم این فرمت ها رو بفهمی و دیگه تا آخر عمر، به طور خودکار ایمیل ها و متن هات خیلی درست و قشنگ از آب در بیاد.

[falamak66]

نه لازم نیست این کار رو بکنی، چون خیلی جالب نیست که کلی ایمیل ازت ببینه و هر کدوم یک تغییر ویرایشی ساده نسبت به قبل. آخرش هم عذرخواهی که ایراد از جیمیل بوده.

برای اینکه چنین مشکلی نداشته باشی، پیشنهاد من اینه که همیشه قبل از نوشتن ایمیل توی خود سیستم ایمیل (چه مثلا اوت لوک، چه خود سیستم ایمیل ها مثل ادیتور جیمیل، یاهو یا ایمیل دانشگاه یا هر چی)، اون رو توی ورد بنویس. و توی ورد تمام فرمت هایی که می خواهی تغییر بدی رو انجام بده. اینجوری احتمال اینکه ایمیلی رو اشتباهی برای کسی بفرستی خیلی کم می شه. مثلا اگر آدرس طرف رو هم وارد کرده باشی، شاید اتفاقی و قبل از تموم شدن کارت روی ایمیل اون رو سند کنی. یا اینکه ایرادهای فرمتی مثل همین مورد داشته باشی. از امکانات ویرایشی ورد مثل اسپل چک هم راحت تر می تونی استفاده کنی.

وقتی متنی رو کپی می کنی، معمولا فرمت های متن هم کپی می شه و وارد ادیتور می شه. اما ممکنه همون لحظه نبینی. برای این که مطمئن شی متنت در یک فرمت یکسان فرستاده می شه، همه متنت رو کپی کن توی notepad بعد دوباره از notepad کپی کن و توی ایمیل پیست کن. اینجوری همه متن به یک فرمت در می آید. برای اینکه یک بار برای همیشه این مشکل فرمت های متن در سیستم های مختلف رو حل کنی، پیشنهاد می کنم یک نیم ساعتی وقت بگذار و توی اینترنت درباره این موضوع مطلب بخون تا مفهوم این فرمت ها رو بفهمی و دیگه تا آخر عمر، به طور خودکار ایمیل ها و متن هات خیلی درست و قشنگ از آب در بیاد.

با تشكر فراوان از راهنماييتون.خدا شاهده من اول تو word زدم و بعد copy past در gmailكردم.!اما از نوت بد اگاهي نداشتم.كه در اين مرحله همه چي رو درست نشون ميداد.حالا بنظر شما استاد اصلا جواب ميده؟اگه تا دوشنبه جواب نداد چه كنم؟
ممنونم از لطفتون

[aminjoon]

بچه ها من رزومم رو بصورت مفصل و با همه جزئیات به صورت یه سایت شخصی در آوردم.به نظرم اینکار باعث شده تا هم پرستیژ کاری بالا بره،هم اینکه بجای نوشتن مطالب کلی توی رزومم،بصورت مفصل توضیح دادم و خیلی روی نقاط قوت رزومم تاکید کردم.یه شمارنده هم گذاشتم که با ضبط کردن آی پی بازدید کننده بهم نشون می ده که چه افرادی و از کجای جهان وارد سایتم شدن.من خیلی دنبال این بودم که ببینم آیا استادها به رزومه من نگاه می کنن و اصلا ایمیلم رو می خونن یا نه!دیروز دیدم 2 نفر از کانادا و 1 نفر از آمریکا از رزومه من (سایتم) دیدن کردن.توصیه می کنم بچه ها هم همین کار رو انجام بدن...سوالی داشتین در خدمتیم

[mahsa68]

بچه ها یک سوال من رشتم کامپیوتره ولی چون زمینه کاریم با رشته ریاضی هم نزدیک هست به چند تا استاد ریاضی هم میل زدم اول میلم هم گفتم من میخوام واسه mseg computer اپلای کنم
بعضیاشون فک میکنن من الکی بهشون میل زدم و میگن در میلت اشتباه کردی و به سایت ما دقیق نگاه نکردی ما استاد کامپیوتر نیستیم و خلاصه جواب سر بالا میدن به بعضیام توضیح میدم نمیفهمن
چه کنم؟این باعث میشه ذهنیت بدی هم ازم پیدا کنن و شاید رو استادا دیگه هم تاثیر بگذارن